Êtes-vous confus par les multiples utilisations du même nom, "OneDrive" ? Cet article fournit un aperçu rapide des endroits où vous pourriez voir OneDrive, y compris le stockage et les applications.

En tant que consultants travaillant avec Office 365, nous recevons de nombreuses questions avec des réponses simples, des questions difficiles et des questions qui suscitent un sourire et commencent par «bon, ça c’est intéressant». La question du OneDrive et la version de OneDrive dont nous allons discuter ici appartient à cette dernière catégorie.

OneDrive est fréquemment mentionné dans Microsoft Office 365 et, à juste titre, c’est un outil extrêmement utile, en particulier dans les dernières versions. Mais les nouveaux clients, et certains de ceux qui explorent les fonctionnalités au-delà du SharePoint traditionnel, sont confus par les multiples utilisations du nom. Cet article fournit un aperçu rapide des endroits où vous pourriez voir OneDrive.  Donc, pour commencer, nous pouvons répartir OneDrive en deux catégories, le stockage et les applications.

Stockage

La première catégorie consiste du stockage dans le cloud. Microsoft fournit un espace de stockage appelé OneDrive par le biais de plusieurs de leurs services et fonctionne de manière semblable à Google Drive et Dropbox. Il existe deux occasions où vous pourriez disposer d’un espace de stockage appelé «OneDrive».

OneDrive Personnel

Le stockage OneDrive Personnel peut vous être attribué lorsque vous vous inscrivez pour certains services aux consommateurs ou à domicile de Microsoft, tels qu’un compte Outlook (ou Hotmail ou Live). Les deux affectations les plus courantes de OneDrive Personnel que nous observons sont l’inscription à un compte de messagerie Microsoft, Office 365 Personnel ou Personnel. Dans les deux cas, lorsque vous êtes connecté au service auquel vous vous êtes inscrit, l’option OneDrive s’ouvre via l’icône “Gaufre” située dans le coin, comme illustré ci-dessous.

Dans tous ces cas, vous vous êtes inscrit à un service à domicile, et non par votre entreprise ou votre employeur.

OneDrive Entreprise

Lorsqu’une organisation s’inscrit à l’un des plans d’entreprise Office 365, OneDrive Entreprise est activé pour les utilisateurs sous licence de ce service. Cela fonctionne de la même manière que la version personnelle, mais le stockage et le contenu sont contrôlés par votre organisation. Dans le navigateur, il semble très similaire. La clé est de reconnaître le système auquel vous êtes connecté et que OneDrive Personnel n’est pas le même espace que OneDrive Entreprise, même s’il partage un nom.

Dans les deux cas, lorsque nous parlons de OneDrive, nous parlons de l’espace de stockage dans le cloud dont vous disposez pour vos fichiers.


Applications

La deuxième catégorie que nous souhaitons examiner concerne les applications, également appelée OneDrive, parfois plus utilement connue comme le client OneDrive Sync. Les applications servent à synchroniser vos fichiers entre le stockage cloud OneDrive et vos appareils, tels qu’un ordinateur portable ou un téléphone portable.

Application OneDrive de bureau

Comme pour le stockage au cloud, l’application de bureau OneDrive (Windows et Mac OS X bien que nous nous concentrions sur Windows) peut également être divisée en deux cas couvrant les deux versions. L’objectif de l’application OneDrive est de synchroniser les fichiers OneDrive Personnel et OneDrive Entreprise entre vos zones de stockage dans le cloud et votre ordinateur. Vous pouvez installer OneDrive comme d’autres applications sous Windows, et vous constaterez peut-être qu’il est déjà installé. Une fois installé et en cours d’exécution, vous verrez une ou deux icônes dans votre barre des tâches Windows, comme indiqué ci-dessous.

OneDrive Personnel est représenté par le nuage blanc dans la zone de notification de la barre des tâches Windows, tandis que OneDrive Entreprise est représenté par le nuage bleu. Chaque instance de l’application a ses propres paramètres.

Le résultat est que vous voyez des emplacements dans l’Explorateur Windows indiquant les emplacements de synchronisation locaux. Vous pouvez voir ci-dessous mon stockage OneDrive Entreprise en tant qu’icône de nuage dans l’Explorateur Windows. Une fois synchronisé, vous pouvez ouvrir et enregistrer des fichiers dans les dossiers, exactement comme vous le feriez sur le stockage de votre appareil. À présent, tout est également copié dans le cloud et disponible à partir de celui-ci. Toutes les modifications apportées à votre stockage en nuage sont également copiées sur votre ordinateur. Dans mon illustration, vous remarquerez qu’il existe une icône d’état par rapport aux dossiers et aux fichiers de la zone OneDrive. C’est une fonctionnalité intéressante qui figure maintenant dans les versions les plus récentes de l’application pour Windows 10 et indique s’il existe une copie locale ou si vous «économisez de l’espace», mais je parlerai de cela dans un prochain article consacré à l’application. Le gros avantage de l’application OneDrive est que l’utilisateur utilise l’interface familière de l’Explorateur Windows pour enregistrer et modifier des fichiers, mais que tout le contenu est enregistré dans le cloud, où vous pouvez collaborer et partager facilement.

Ordinairement, vous ne verrez qu’une seule icône de nuage, l’icône bleue sur votre appareil professionnel ou l’icône blanche sur votre appareil personnel. La gouvernance couvrant l’utilisation de OneDrive sur le lieu de travail, la rétention, la découverte, etc. est un sujet important que je traiterai dans un prochain article.

Et il y a SharePoint

Le client de synchronisation OneDrive Entreprise est également chargé de la synchronisation des bibliothèques SharePoint dans l’environnement O365. Ainsi, si vous avez accès à un site SharePoint dans Office 365, vous pouvez voir le bouton suivant dans vos bibliothèques.

Le bouton Sync vous permet de créer une copie locale de cette bibliothèque et de la garder synchronisée de la même manière que vous pouvez synchroniser vos fichiers OneDrive. Dans la capture d’écran ci-dessus de l’Explorateur Windows, mes bibliothèques SharePoint sont représentées par l’icône de bloc de bureaux située juste au-dessus de l’entrée OneDrive. Si vous utilisez SharePoint, l’application OneDrive devient doublement utile, car elle permet à l’utilisateur de télécharger et de modifier des fichiers de manière plus familière, et autorise les copies hors connexion pour les déplacements, etc. Ce sujet est intéressant et, comme dans toute grande fonctionnalité, il existe certains inconvénients et mérite un article plus détaillé.

OneDrive Mobile

Enfin, dans la section des applications, nous avons OneDrive Mobile. Microsoft pousse son modèle d’accès partout depuis un certain temps et les applications mobiles en sont un élément important. Tout comme l’application Windows, les applications mobiles vous permettent d’accéder à vos fichiers dans OneDrive Personnel, OneDrive Entreprise et SharePoint à partir d’un appareil mobile. L’application est disponible dans le Google Play Store (pour Android) ou le Apple App Store (pour iOS). L’application mobile vous permettra également de vous connecter à la fois aux comptes personnels et aux comptes professionnels.


En résumé

J’espère que cela vous aidera dans vos discussions sur OneDrive. Pour terminer, je vais résumer :

Nous examinerons les options et les paramètres de l’application OneDrive de manière beaucoup plus détaillée dans un article ultérieur, afin que vous puissiez gérer votre synchronisation et vos connexions à SharePoint, et bien plus encore.

Avez-vous des questions ? Soumettez-les ci-dessous